[專案管理]怎麼做— 年後轉職學會做專案之後 (應該) 可以更好找工作

Austin Chang

6 min readFeb 9, 2024

嗨大家好，我是奧斯丁，過年回家有點無聊，今天來分享一些跟工作或是面試相關的內容：專案管理，無聊時可以看看（過年看這個好像有點硬，但不管）先說我沒有要轉職哈哈

這篇會講到的：業界實際做專案的方法、常見的問題，以及一些思考的模板。

這篇不會講到的：一些對於專案管理的定義、流程、方法論（例如 agile vs waterfall）等課本上或是網路上已經有很多的東西。

為什麼會想分享專案管理

之前有幾次回到校園跟台大的學弟妹分享，或是一些面試相關的諮詢時，主題除了職涯相關的之外，很多也請我分享專案管理的方法跟經驗，想說可以直接整理一篇跟專案管理相關的內容，這樣可以讓更多有興趣的讀者看看

開始專案之前，一定要先搞懂的問題：

可以把以下這些當成是思考的框架，這些也是老闆們在意的問題

Why are you doing this project? 你到底想要解決什麼問題，解決這個問題對公司有什麼好處？這個好處多大？
What do you want to achieve? 你的目標是什麼是要提升 xx% 的銷量，還是提升品牌知名度，還是增加訂閱人數？
How will you measure success? 這些有沒有客觀的數字可以衡量？例如你的 benchmark 是多少，你用什麼方式追蹤成效？這個方法是否客觀？是否可以跟其他單位或是地區的數字相比（若沒有比較或是參考值，那麼數字的意義就不大）
How will you achieve your goal? 你實際的作法是什麼？需要多少資源？
When will results be delivered? 什麼時候會有結果？列出一些 Key milestones and dates

釐清這些專案上的重要資訊之後，你就可以回答多數老闆們以及跨部門的問題了，再來就是要細講一些上面提到的細節

那什麼是好的問題陳述 (problem statement)？

有三大點：具體的、對生意有幫助的、可以採取動作的

具體的：這裡提供一個 SMART 架構讓大家參考

Specific: Who, what, when, where, why?
Measurable: 能給數字就給數字，不要說提升很多銷量，請直接說 ”在 2024 銷量提升 30% YoY ”
Attainable: 你要用什麼方式做到這個目標？透過線下通路還是電商？下廣告還是做社群（還是都）？
Realistic: 這個數字不能亂喊，30% YoY 怎麼來的？有考慮到市場環境變化嗎？今年的資源（人力、預算）是否有差異？數字的背後都要有個算法
Timely: 什麼時候可以做完？第一季？上半年？還是到年底？時間也是一種資源

對生意有幫助：看你們公司或是部門的目標是什麼，最好是可以直接影響到最核心的生意，這也是老闆最在意的事（之一）

可以採取動作的：你通常要有一些假設或是研究來支持你接下來要採取的動作是可以幫你達到目標的，若沒有，那這個專案好像也做不太下去

做專案難，與人協作也很難

工作上常常講到 stakeholders，當學生時很難體會這個詞背後的影響力（現在深刻體會），要管理 stakeholders，可以先透過幫他們分類，這樣可以比較省力，把時間跟精力花在比較重要的人事物，可以分成兩個維度：Power and interest

Power 強的又很有 interest，一定要好好照顧到，讓他們了解你的每一步，這樣他們才會在重要的時候支持你，也比較不會對你做的事情有所質疑。
Power 強但不是很有 interest，讓他們滿意，知道現在大概的進度，不要讓他們有一些 “驚喜”，畢竟他們都是有權利之人
Power 不強但是很有 interest，讓他們知道你的行動，不是要一一報備，只是要 keep informed，這樣他們至少可以了解專案內容
Power不強也沒有 interest，就放生摟？不行，還是要稍微花一點心力來觀察一下，或是可以了解他們在意的點（OKR 之類的）

總結幾個做專案的心得

如果你今天資源無限，那其實也不用做專案管理了，專案管理之所以重要，因為我們都必須盡量把有限的資源做最好的應用
溝通永遠是最重要的，好像講廢話但真的很重要，怎麼讓大家都清楚知道接下來要做什麼、什麼時候要交作業、誰要負責，如果交代不清楚，或是你以為很清楚但其實大家都不確定，那後續會花更多時間來修正
保持彈性以及接受不確定性，專案管理的核心不是用了甘特圖，或是什麼酷炫的東西來視覺化看起來好像很專業，而是 communication and navigating ambiguity，怎麼應對突如其來的預算縮減、團隊成員不符合期待、廠商交付時間延遲、設計不符合期待，同時要兼顧 timeline，確保最終能完成當時訂下的目標，這才是最難以及最需要時間跟經驗來練習的

一些常見問題

Q1: 專案管理需要會什麼工具嗎？

A1: 我覺得不用，我看很多厲害的同事，只需要 Google Sheets + Docs 就搞定，最主要還是那些關鍵問題，以及溝通能力

Q2: 做專案管理時（或是做專案時），如果遇到那種推不動的組員怎麼辦？

A2: 團隊或是合作對象絕對是影響專案成敗的重點！如果可以，下次選組員之前一定要慎選，如果已經無法改變，那可以試試幾個方法： 1. 把比較簡單、直接的任務交給他，例如整理資料、發問卷、系統性的回覆 email 等。2. 可以看看他比較在意什麼，試著用他在意的內容引導他，例如他怕被當，就可以說，如果他多做一點，在組內互評的時候可以多幫他說話。3. 建立其他關係，像是可以一起打球、一起去參加一些社團活動等，有關係就沒關係這句話是有道理的。